Các phần mềm kế toán thông thường

Các phần mềm kế toán thông thường bố trí các màn hình nhập dữ liệu riêng biệt cho từng nghiệp vụ phát sinh như: Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu thu, Phiếu chi... Khi muốn cập nhật chứng từ phát sinh, người sử dụng chọn trên thực đơn đúng nghiệp vụ mình muốn thực hiện và vào các số liệu phát sinh theo một cách duy nhất bố trí các ô nhập liệu trên màn hình. Cách bố trí này thường mắc phải các hạn chế sau đây:
- Không đa dạng hoá được các dạng phát sinh khác nhau của cùng một loại nghiệp vụ: (Ví dụ: Phiếu chi tiền đôi khi còn cần phân ra làm nhiều dạng khác nhau phục vụ quản lý như: Chi tiền mua hàng, chi tiền mua TSCĐ, chi tiền lương...).
- Các màn hình nhập liệu tĩnh có thể không đáp ứng được một số nghiệp vụ đặc thù như màn hình nhập Phiếu chi tiền không có ô để chỉ ra tên TSCĐ hoặc tên Vlsphh khi có nhu cầu (ví dụ: Chi mua TSCĐ, chi phí thu, mua Vlsphh).
-Người sử dụng phải mất nhiều động tác thoát khỏi màn hình này để vào màn hình khác (Ví dụ: Chuyển từ phiếu nhập sang phiếu thu, chi...).

Màn hình nhập liệu trong EFFECT

Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được nhập bằng một màn hình nhập liệu duy nhất. Trong màn hình nhập liệu này có đầy đủ các ô để có thể nhập được tất cả các nghiệp vụ phát sinh. Các nghiệp vụ (Phiếu nhập, xuất...) không phải được chọn từ thực đơn trước khi vào màn hình nhập liệu mà được chọn ngay trong màn hình nhập liệu thông qua danh mục Loại chứng từ. Các nghiệp vụ phát sinh này có thể được thêm bớt tuỳ ý (gọi là tính động đầu vào) và không cố định trên thực đơn như các phần mềm tĩnh khác. Mỗi Loại chứng từ được quy định một số ô nhập liệu nhất định trên màn hình một cách thích hợp (người sử dụng có thể áp đặt các quy định này - gọi là đặt thuộc tính cho Loại chứng từ). Việc thêm bớt Loại chứng từ và thay đổi thuộc tính cho Loại chứng từ giúp cho EFFECT có thể có một "Cấu hình đầu vào" phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp. Các ô không được đặt cho loại chứng từ nào đó thì sẽ mờ đi khi nhập liệu (không có hiệu lực - Visual EFFECT 2.0) hoặc biến mất khỏi màn hình nhập liệu (Visual EFFECT 3.0) và người dùng cũng không cần "chạy con trỏ" qua những ô này. Việc này tiết kiệm số lần nhấn phím TAB hoặc ENTER khi chuyển từ ô này sang ô khác giúp người dùng Tối ưu hoá tốc độ nhập liệu. Ví dụ: Các phiếu chi tiền không liên quan đến Vật tư, hàng hoá thì mờ ô Vlsphh (vật liệu, sản phẩm, hàng hoá) hoặc không có mặt ô này (3.0). Còn các phiếu chi phí thu mua hàng hoá hoặc "Bút toán khác" thì ô Vlsphh này có hiệu lực nhập liệu.