Doanh nghiệp có nhu cầu trang bị phần mềm kế toán EFFECT (2.0 và 3.0) có thể thực hiện theo các bước sau (đối với doanh nghiệp nhỏ có thể bỏ qua một vài bước không cần thiết):

1. Tìm hiểu phần mềm

Việc tìm hiểu hệ các phiên bản phần mềm kế toán EFFECT được thực hiện bằng cách trao đổi qua điện thoại với các nhân viên kinh doanh của EFFECT, EFFECT sẽ gửi tài liệu để khách hàng tham khảo trước. Thông qua tài liệu giới thiệu này, bạn sẽ có được các thông tin cơ bản về tính năng của phần mềm.

Sau khi quyết định tìm hiểu tiếp, bạn có thể yêu cầu cuộc trình diễn (Demo) giới thiệu sản phẩm trực tiếp trên chương trình tại công ty bạn hoặc tới trụ sở EFFECT để xem chương trình. Việc giới thiệu này được thực hiện bằng máy chiếu (Projector) và chạy chương trình trực tiếp trên máy NoteBook. Thông thường, đối tượng nghe giới thiệu chương trình bao gồm kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính và có thể có các nhân viên khác thuộc phòng kế toán. Đối với những doanh nghiệp hoạt động phức tạp hơn thì EFFECT có thể gửi trước bản khảo sát sơ bộ bao gồm các câu hỏi về lĩnh vực hoạt động, quy mô doanh nghiệp, sản phẩm và nhu cầu áp dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ trả lời các câu hỏi này và gửi lại EFFECT trước khi diễn ra cuộc giới thiệu sản phẩm. Cách làm này sẽ giúp hai bên tiết kiệm nhiều thời gian trong cuộc demo và nội dung demo sẽ sát hơn với nhu cầu của doanh nghiệp.

2. Thương thảo và ký kết hợp đồng

Sau cuộc demo sản phẩm lần đầu, nếu doanh nghiệp chưa thấy thoả mãn có thể yêu cầu các cuộc demo hoặc trao đổi thêm. Sau đó EFFECT sẽ có báo giá chi tiết cho các modules mà doanh nghiệp áp dụng căn cứ vào các nhu cầu quản lý đặc thù và đánh giá công sức đầu tư cho việc chuyển giao phần mềm (giá cả phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố về quy mô áp dụng như: Số điểm cài đặt, số máy trên mạng nội bộ cho từng điểm, số người sử dụng..., số modules áp dụng, các đặc thù quản lý riêng v.v...). Sau khi đã thống nhất về chi phí cho dự án, việc soạn thảo, ký kết hợp đồng và lên kế hoạch triển khai sơ bộ được thực hiện.

3. Xây dựng "Bản đặc tả chức năng phần mềm" (đối với doanh nghiệp lớn)

Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, sau khi ký hợp đồng, hai bên sẽ cần xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm.

Bản đặc tả chức năng phần mềm quy định chi tiết về các modules và các chức năng đặc thù sẽ được xây dựng trên phần mềm, các quy tắc tính toán như tính giá thành sản phẩm, tính giá vốn vật tư hàng hoá... Bản đặc tả chức năng phần mềm sẽ được hai bên ký kết và có vai trò như một phụ lục hợp đồng, làm cơ sở để EFFECT tiến hành biến đổi phần mềm và và cũng là cơ sở để khách hàng nghiệm thu sản phẩm.

4. Biến đổi (customize) phần mềm tại EFFECT (đối với doanh nghiệp lớn)

Đối với các doanh nghiệp có nhiều nhu cầu đặc thù thì có thể cần đến bước này. Đây là bước được thực hiện bởi EFFECT và tại trụ sở EFFECT.Căn cứ bản đặc tả chức năng phần mềm, các nhân viên EFFECT tiến hành sửa đổi phần mềm trên nền có sẵn. Sau khi sửa đổi xong, EFFECT cũng tiến hành kiểm thử (test) sơ bộ theo các chức năng trên phần mềm. Trong tất cả quá trình này, hai bên thường xuyên trao đổi thông tin (ví dụ: các hồ sơ tài liệu, là rõ thêm chi tiết hoạt động doanh nghiệp...).

5. Thực hiện việc chuyển giao sản phẩm

Sau khi đã hoàn tất việc biến đổi phần mềm. Nhân viên EFFECT sẽ tiến hành việc cài đặt và chuyển giao sản phẩm tại khách hàng. Công việc bao gồm hướng dẫn sử dụng, sửa đổi tinh chỉnh các chức năng, kiểm tra trực tiếp trên dữ liệu thực tế do chính khách hàng nhập vào phần mềm...

Việc chuyển giao hệ thống là công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình triển khai và đòi hỏi sự nỗ lực cố gắng của cả hai phía. Đối với các nhân viên EFFECT, đó là quá trình tinh chỉnh phần mềm ngay tại "hiện trường", tính động và khả năng lập trình chạy ngay của phần mềm sẽ giúp ích đắc lực để rút ngắn quá trình chuyển giao sản phẩm. Đối với các nhân viên tiếp nhận chương trình, đó là quá trình cung cấp thêm thông tin về các yêu cầu chi tiết của doanh nghiệp, kiểm tra liên tục các kết quả của việc tinh chỉnh (customize) theo từng phần hành, từng nghiệp vụ, nghiệm thu việc đáp ứng cho từng yêu cầu này.

Xem thêm: Quy trình chuyển giao sản phẩm

6. Nghiệm thu chương trình, bắt đầu thời gian bảo hành

Việc nghiệm thu chương trình được thực hiện theo từng phần hành trong quá trình chuyển giao và một lần nghiệm thu tổng thể sau cùng. Việc nghiệm thu từng phần hành trong quá trình chuyển giao không có nghĩa là sẽ không có sự sửa đổi các phần hành này nữa cho đến khi nghiệm thu tổng thể. Các kế hoạch về việc nghiệm thu từng phần hành sẽ có tác dụng thúc đẩy sự cố gắng của cả hai phía trong việc cung cấp các yêu cầu và thực hiện các yêu cầu. Sau khi nghiệm thu tổng thể, bắt đầu thời gian bảo hành. Các công việc trong thời gian bảo hành sẽ được thực hiện theo điều khoản quy định trên hợp đồng.

7. Bảo hành phần mềm

Sau khi nghiệm thu hợp đồng bắt đầu thời gian bảo hành phần mềm. Mục tiêu của việc bảo hành là đảm bảo cho phần mềm hoạt động liên tục không ngắt quãng và làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. EFFECT có rất nhiều phương pháp để đảm bảo cho công việc bảo hành có chất lượng. Một trong những phương pháp này là sử dụng truy cập từ xa (remote control) qua đường internet. Do khả năng lập trình chạy ngay của EFFECT nên nhân viên EFFECT có thể trực tiếp sửa đổi hoặc cải tiến phần mềm cài đặt tại khách hàng khi ngồi tại trụ sở EFFECT.