1.Tại sao ReportBase?

ReportBase là khái niệm về hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) báo cáo, tức là một tập hợp các báo cáo được kiết xuất ra từ phần mềm kế toán EFFECT. Các báo cáo thực chất cũng là dữ liệu đã được "biến đổi" từ các dữ liệu gốc (chứng từ kế toán). ReportBase chứa đựng các thông tin rất cô đọng về tình hình hoạt động của doanh nghiệp hoặc một mảng thông tin nào đó của doanh nghiệp (như: Tài chính, Vật tư, Công nợ, Bán hàng...) và được lưu trữ dưới dạng dữ liệu "đã được tổng hợp" nên chiếm bộ nhớ trên đĩa cứng rất ít, có thể truyền qua Internet dễ dàng. Khi truy cập thông tin thông qua ReportBase, người quản trị có được các ưu điểm sau đây:

1 - Thông tin hiện ra tức thời khi truy cập như các báo cáo tổng hợp (Cân đối kế toán, Kết quả kinh doanh, Tổng hợp phải thu, phải trả...) sẽ hiện ra lập tức sau khi có yêu cầu. Đó là do EFFECT không cần tính toán mà chỉ hiện ra các số liệu đã được tính toán từ trước thông qua khuôn dạng lưu trữ đặc biệt là ReportBase.

2 - Các máy tính chỉ khai thác thông tin qua ReportBase (như các máy không phải là các máy nhập liệu - Máy giám đốc...) thì không cần thiết phải quá mạnh vì các máy này không trực tiếp "Xử lý" dữ liệu từ dữ liệu chi tiết.

3 - Một ReportBase có thể lưu trữ thông tin tổng hợp của nhiều năm hoạt động của doanh nghiệp, và vì thế trên đó, EFFECT cho phép tổng hợp thông tin một lần nữa để tạo ra các thông tin mới phục vụ yêu cầu phân tích tài chính, dự đoán các số liệu kinh doanh như Doanh số, Chi phí...

4 - ReportBase lưu lại không chỉ số liệu mà cả cách trình bày các báo cáo (như tiếng Việt, Cấu trúc cột, Nhóm cột, Tên công ty, Tên báo cáo, Chữ ký...), vì vậy, việc khai thác số liệu trên ReportBase cũng thuận tiện như khi trực tiếp sử dụng Chức năng sổ sách, báo cáo của EFFECT.

2. Ví dụ về áp dụng ReportBase trong Visual EFFECT.

+  Trên hệ thống mạng cài đặt Visual EFFECT, chỉ một số máy có chức năng cập nhật số liệu (như các máy tại phòng kế toán, phòng kinh doanh...), một số máy khác được phép khai thác thông tin tức thời (online) có chức năng tính toán báo cáo từ dữ liệu chi tiết (từ các chứng từ kế toán) hoặc chức năng tạo ra các ReportBase. Một số máy khác (như máy Giám đốc, phòng kế hoạch...) thì được phép khai thác các ReportBase. Giám đốc doanh nghiệp có rất ít thời gian để chờ cho máy tính toán đến khi "báo cáo hiện ra" cho nên việc khai thác thông tin từ ReportBase là hợp lý.

+  Các tổng công ty hoặc các công ty có nhiều đơn vị thành viên thường có các mẫu báo cáo riêng quy định cho các đơn vị thành viên (như các báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp, báo cáo quản trị...). Tập hợp các báo cáo này trong EFFECT có thể tạo thành một ReportBase. ReportBase này có thể được truyền hàng tháng hoặc hàng quý lên tổng công ty và với chức năng "Tính toán trên ReportBase" của EFFECT, tại tổng công ty sẽ có được các báo cáo riêng của các đơn vị thành viên và các báo cáo tổng hợp từ các báo cáo riêng này (là các báo cáo Tổng công ty hoặc báo cáo Toàn công ty).

+  Các giám đốc thường xuyên đi công tác xa khi cần các thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì có thể nhận được các ReportBase qua thư điện tử (Email) và với phần mềm EFFECT trên máy của mình có thể xem được các thông tin mong muốn. Không cần phải kết nối trực tiếp hoặc chạy từ xa phần mềm EFFECT. Các ReportBase đã được nén và mã hoá theo mật khẩu khai báo của doanh nghiệp nên đảm bảo tính bảo mật và kích thước nhỏ.

+  Máy tính NoteBook của các nhà quản trị có thể lưu trữ nhiều ReportBase chứa đựng thông tin của nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, bất cứ lúc nào có thể truy cập ngay các thông tin này mà không cần lục tìm nhiều giấy tờ, không cần yêu cầu kế toán cung cấp, không cần phải có máy tính mạnh để lưu trữ và xử lý số liệu kế toán chi tiết khổng lồ thường chỉ lưu trữ được trên các máy Server mạnh của công ty