1.   Nhu cầu của các doanh nghiệp

Ngày nay, việc áp dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp trở thành vấn đề hiển nhiên nếu doanh nghiệp còn hoạt động và muốn vươn lên. Tuy nhiên, chọn phần mềm kế toán nào vẫn là vấn đề không phải dễ dàng thực hiện khi mà có quá nhiều lựa chọn cho các doanh nghiệp. Bạn phải lựa chọn làm sao cho phần mềm đáp ứng được các nhu cầu của việc tạo ra các mẫu biểu theo quy định mới nhất và hay thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, và có thể còn quan trọng hơn là phần mềm phải đáp ứng được nhu cầu về thông tin quản trị phục vụ cho việc điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kinh phí để mua phần mềm không phải lúc nào cũng dư dật để có thể mua bất kỳ phần mềm nào.

Vậy, doanh nghiệp cần chú ý những tiêu chí nào khi lựa chọn phần mềm kế toán? Hiển nhiên là cần đạt được hai vấn đề: Phần mềm đáp ứng được yêu cầu và giá cả phù hợp túi tiền. Chúng tôi muốn lưu ý khía cạnh Đáp ứng được yêu cầu ở đây không phải là chỉ những yêu cầu bây giờ, mà còn phải tính đến nhu cầu trong tương lai. Nếu như kinh phí bỏ ra mua phần mềm thấp, nhưng phần mềm không có khả năng nâng cấp hoặc phải tốn rất nhiều tiền để nâng cấp trong tương lai thì việc đầu tư cũng là không hiệu quả.

2.   Lựa chọn giữa EFFECT-Customize và EFFECT-Small Business

Đối với hệ thống kế toán đầy đủ của các doanh nghiệp, công ty phần mềm EFFECT có phát hành hai dòng sản phẩm phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp là:
                              EFFECT-Customize và
                              EFFECT-Small Business.
Mỗi dòng sản phẩm này có các đặc tính để có thể phù hợp hơn đối với các dạng doanh nghiệp khác nhau. EFFECT-Customize hướng tới các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp đặc thù, còn EFFECT-Small Business hướng tới các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập.

- Khi công ty bạn mới thành lập, hoặc còn nhỏ, bạn có thể dùng EFFECT-Small Business. Đây là phiên bản dành cho các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp sản xuất nhưng chưa có nhu cầu tính giá thành sản phẩm trên máy. Tất cả các phần hành kế toán của một doanh nghịêp thương mại đều có mặt trong phiên bản này, đó là: Tiền, Vật tư-Hàng hoá-Công cụ, Công nợ, Tài sản cố định, Quản lý công trình, Quản lý bán hàng, Các báo cáo thuế GTGT và các Báo cáo tài chính. Ngoài các báo cáo theo chế độ kế toán, EFFECT-Small Business còn chứa đựng rất nhiều các báo cáo thống kê phục vụ thông tin quản trị, tổng cộng có trên 150 sổ sách báo cáo các loại được chuẩn hoá và có sẵn trong bản cài đặt EFFECT-Small Business. Đặc điểm của EFFECT-Small Business là: Chuẩn hoá, đơn giản dễ sử dụng. Có đầy đủ các tài liệu giới thiệu và hướng dẫn sử dụng đi kèm như: CD Hướng dẫn điện tử (Help), hướng dẫn nhanh theo ngữ cảnh (trong chương trình). Sách hướng dẫn, Hướng dẫn theo bài tập lớn (Tutorial), Cài đặt phiên bản dùng thử. Bạn sẽ cần không nhiều thời gian để có thể học và áp dụng được EFFECT-Small Business.

- Nếu hệ thống quản trị doanh nghiệp bạn có những đặc thù, hoặc là doanh nghiệp lớn (nhiều chi nhánh...), hoặc bạn có nhu cầu tính giá thành sản phẩm trên máy, bạn sử dụng EFFECT-Customize. Đây là phiên bản phần mềm động có thể tự thay đổi (Customize) theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Các yếu tố quản lý đầu vào đặc thù, các báo cáo quản trị riêng, các quy trình tính giá thành phức tạp... đều có thể thực hiện trên EFFECT-Customize. Phần mềm kế toán kiểu “May đo” sẽ được hình thành cho từng doanh nghiệp từ EFFECT-Customize.

- Đặc biệt, liên quan đến việc sử dụng lâu dài, khi nhu cầu của bạn tăng lên, EFFECT-Small Business có thể nâng cấp tương thích 100% lên EFFECT-Customize mà bạn chỉ phải bỏ ra kinh phí nâng cấp và không phải mua phần mềm mới, điều quan trọng là bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho những rắc rối của việc thay đổi phần mềm kế toán, chuyển đổi dữ liệu...

3.    Kết luận

- Nếu doanh nghiệp bạn là doanh nghiệp lớn, đặc thù, bạn có thể sử dụng ngay EFFECT-Customize hoặc bước đầu sử dụng EFFECT-Small Business và sau này sẽ nâng cấp nhanh lên EFFECT-Customize. Bạn có thể áp dụng việc Đầu tư từng phần này khi kinh phí còn hạn hẹp.
- Nếu doanh nghiệp bạn dạng vừa và nhỏ, hoặc mới thành lập, bạn sử dụng EFFECT-Small Business với giá cả hoàn toàn cạnh tranh trên thị trường.