Tầm quan trọng của một hệ thống quản lý chuyên nghiệp

Có lẽ chúng ta ai cũng biết tầm quan trọng của một hệ thống quản lý bài bản và chuyên nghiệp của doanh nghiệp nhất là trong thời kỳ hậu WTO, khi mà các doanh nghiệp Việt nam sẽ bắt buộc phải đối đầu với các doanh nghiệp nước ngoài đã có hệ thống quản lý tiên tiến nhiều năm. Tuy nhiên quan trọng đến mức nào thì không phải giám đốc doanh nghiệp Việt nam nào cũng ý thức được. Ở đây có yếu tố thật quan trọng là thời gian. Các giá trị vô hình do một hệ thống quản lý hiệu quả tạo ra cho doanh nghiệp cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh của mình lên tầm cao mới và vì vậy cần được phát huy một cách nhanh nhất. Do đó, xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả là điều mà các doanh nghiệp cần quan tâm càng nhanh càng tốt. Phần lớn chúng ta đang nhìn nhận hệ thống quản lý doanh nghiệp của mình là "không có vấn đề gì“, hoặc “như vậy cũng được rồi”, hoặc “đang rất bài bản”...một phần là do doanh nghiệp vẫn còn đang “sống tốt” và có thể là “sống rất tốt”. Các đánh giá về hệ thống quản lý doanh nghiệp của chính những người trong cuộc nhất là giám đốc doanh nghiệp chưa được khách quan một phần cũng bởi vì chúng ta chưa được đào tạo bài bản, chưa có phương pháp đánh giá khoa học mà chủ yếu là theo cảm nhận. Nếu doanh nghiệp chấp nhận để cho nhà tư vấn chuyên nghiệp vào khảo sát đánh giá hiện trạng về hệ thống quản lý doanh nghiệp của mình, đưa ra những nhận xét, đánh giá bằng phương pháp khoa học và có định lượng... thì rất nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ “giật mình” vì những kết luận không mấy sáng sủa về khả năng cạnh tranh trong tương lai của mình trong bối cảnh toàn cầu hoá.

Yếu tố nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý doanh nghiệp: Tin học hoá

Nhiều doanh nghiệp Việt nam đã và đang nỗ lực cải tiến hệ thống quản lý của mình như thực hiện ISO, thuê tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp....Tuy nhiên xây dựng xong hệ thống quản lý chuyên nghiệp chưa phải là đã xong. Vận hành hệ thống quản lý sao cho có hiệu quả lại là công việc cần phải thực hiện thường xuyên. Khi cơ cấu tổ chức, đặc tả chức năng các phòng ban, vị trí nhân viên, các quy trình quản lý... đã là phù hợp thì việc nâng cao năng suất lao động của đội ngũ nhân viên và chất lượng thông tin hỗ trợ các công việc quản lý trở nên quan trọng. Ở đây xuất hiện vai trò của tin học hoá. Nếu một hệ thống quản lý phù hợp nhưng được vận hành bằng các phương pháp thủ công như: Lưu trữ dữ liệu rời rạc trên giấy tờ, trên excel, luân chuyển thông tin giữa các phòng ban, giữa các bước của các quy trình bằng đường “truyền tay” hoặc copy file thì năng suất và hiệu quả của hệ thống quản lý sẽ là quá thấp. Nếu doanh nghiệp áp dụng ERP (hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hệ thống quản lý sẽ được vận hành theo năng xuất và hiệu quả tốt nhất. Các thông tin hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu duy nhất và được khai thác có hiệu quả trong các tác nghiệp của toàn bộ đội ngũ nhân viên. Và điều đáng nói ở đây là việc xây dựng hệ thống quản lý có tính đến yếu tố tin học hoá cũng sẽ có sự khác biệt so với việc xây dựng hệ thống quản lý thuần tuý dựa trên giấy tờ...