1. Một dự án ERP như thế nào thì được gọi là thành công?

Có rất nhiều yếu tố để đánh giá một dự án ERP là thành công hay không và mức độ thành công đến đâu nhưng ta có thể tóm tắt và đặt thứ tự ưu tiên một cách tương đối các tiêu chí đánh giá như sau:

1- Đảm bảo đủ các chức năng (tác nghiệp, khai thác thông tin) theo mô hình hoạt động và yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

2- Đảm bảo khả năng tự vận hành hệ thống có hiệu quả của chính đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

3- Đảm bảo tiến độ đưa vào áp dụng khai thác hệ thống ERP.
4- Các tính chất khác cần có của một chương trình phần mềm như: Ít lỗi, tốc độ xử lý nhanh, tính bảo mật cao, khả năng thích ứng với sự thay đổi trong tương lai...

Chúng ta hãy quan tâm đến tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất đó là:

2. Đảm bảo đủ chức năng theo mô hình hoạt động và yêu cầu riêng của doanh nghiệp

Đây là yêu cầu bắt buộc đầu tiên để một dự án ERP được cho là thành công. Chương trình phải đảm bảo được các giao diện cập nhật và lưu trữ thông tin cho tất cả các hoạt động chi tiết của hầu hết các phòng ban trong doanh nghiệp, và đồng thời có thể cung cấp thông tin, báo cáo theo quyền khai thác thông tin của tất cả các nhân viên sử dụng chương trình.

Bạn có thể chọn một hệ thống ERP theo đúng chuyên ngành của công ty bạn. Nếu bỏ qua yếu tố về giá thành cao của hệ thống, trong trường hợp bạn chọn được một hệ thống như vậy thì cơ cấu tổ chức các phòng ban, đặc tả công việc của từng nhân viên, các quy trình hoạt động đang hiện hữu liệu đã “ăn khớp” với phần mềm có sẵn hay không? Rất có thể phần mềm theo đúng ngành nghề nhưng lại không phù hợp với quy mô của công ty bạn... Trong trường hợp chưa ăn khớp (mà điều này thường xuyên xảy ra - vừa thừa lại vừa thiếu) thì bạn chọn phương án thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động của công ty hay yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi phần mềm theo những gì đang có trong công ty? Nếu các quy trình hoạt động trong công đã ổn định và đang là hiệu quả (ví dụ doanh nghiệp đã áp dụng ISO ổn định) thì bạn nên yêu cầu phần mềm sửa đổi theo. Nếu cơ cấu tổ chức và các quy trình hoạt động của công ty bạn chưa ổn định vì bạn chưa có phương hướng rõ ràng thì bạn có  thể  yêu cầu dịch vụ tư vấn về quản trị doanh nghiệp hoặc tham khảo những gì đang có trong phần mềm để “học theo”. Lưu ý rằng việc thay đổi tổ chức, các quy trình hoạt động đôi khi sẽ rất tốn kém và không được khả thi do các vấn đề về thói quyen làm việc, quyền lợi nhân viên và rất nhiều vấn đề cụ thể khác của chính doanh nghiệp... Mặt khác cho dù bạn quyết định áp dụng phần mềm một cách “dập khuôn” thì những vấn đề về mẫu biểu báo cáo (tài chính, quản trị...), bổ sung hoặc cắt bớt quy trình tác nghiệp... vẫn có thể nảy sinh theo yêu cầu riêng bắt buộc.

Nếu để cắt giảm chi phí, bạn chọn một giải pháp ERP-General (ERP – tổng quát) và công ty của bạn không phải là nhỏ thì chắc chắn hệ thống phần mềm phải được biến đổi trước khi có thể áp dụng được tại công ty bạn.

Trong cả hai trường hợp trên, bạn sẽ thấy nổi lên một yêu cầu đối với phần mềm: đó là khả năng có thể biến đổi được (customization) một cách nhanh nhất cho phù hợp với công ty bạn về cơ cấu tổ chức phòng ban, các quy trình hoạt động và cả các yêu cầu về khai thác thông tin. Bạn có thể may mắn chọn được một hệ thống ERP tĩnh hoàn toàn khớp với công ty bạn bây giờ, nhưng còn sau này thì sao?

3. “Tính động” và khả năng “Lập trình chạy ngay” giúp cho dự án ERP thành công

“Tính động” là khả năng phần mềm có thể tự biến đổi về các yếu tố quản lý đầu vào và thông tin đầu ra mà không cần phải lập trình. “Lập trình chạy ngay” là khái niệm mà khi chạy chương trình ở chế độ đặc biệt (mode “Lập trình”), các nhân viên (customizers) có thể thực hiện các thao tác lập trình (như: thay đổi cơ sở dữ liệu, tạo thêm các Form, các Object trên form, bổ sung hoặc cắt giảm các chức năng, sửa lỗi chương trình...) ngay khi chương trình...đang chạy tại khách hàng (customer site) và với dữ liệu thực tế. Khi doanh nghiệp lựa chọn một giải pháp ERP tương đối “hòm hòm” (gần với yêu cầu doanh nghiệp) thì tính động và khả năng lập trình chạy ngay sẽ làm cho thời gian triển khai hệ thống được rút ngắn một cách ngoạn mục và do đó tăng khả năng thành công của dự án. Đối với việc nâng cao năng suất lao động, chúng ta có thể hình dung được ưu điểm to lớn của phương pháp này:
- Thời gian bổ sung, biến đổi chức năng và sửa lỗi chương trình được rút ngắn nhiều lần.
- Đảm bảo khả năng linh hoạt cho hệ thống trong tương lai.
- Việc biến đổi chương trình có thể thực hiện gần 100% tại khách hàng (customer site) mà không cần thiết kế, lập trình tại nhà cung cấp phần mềm.
- Mã nguồn ứng dụng của phần mềm hoàn toàn nằm trên máy chủ (server) của khách hàng, kể cả sau nhiều năm nữa.
- Rất nhiều thao tác customization mà chính người sử dụng chương trình (users) có thể thực hiện (như: tạo, sửa đổi các mẫu báo cáo, đặt các tham số cho dữ liệu đầu vào...).

Tất cả những ngôn từ mà các nhà cung cấp phần mềm (kể cả các giải pháp ngoại) thường nói về sản phẩm của mình như: Tính mềm dẻo (flexible), tính mở (openable), tính dễ thích nghi (adaptable)... đều được bao hàm trong khái niệm “Tính động” và khả năng “Lập trình chạy ngay”. Nếu như tính động đảm bảo khả năng biến đổi chương trình ngay khi ở chế độ người dùng (mode running) theo phân quyền thì lập trình chạy ngay đảm bảo khả năng biến đổi chương trình một cách sâu rộng nhất kể cả việc thêm hoặc bớt các chức năng hoặc thay đổi cách thức hoạt động của một chức năng nào đó...ngay khi phần mềm vẫn đang được áp dụng hàng ngày tại doanh nghiệp.