Tại sao khác biệt?

Bạn đọc đã tham khảo rất nhiều các bài báo tư vấn về cách chọn phần mềm ERP, những khó khăn khi triển khai một dự án ERP, cách thức triển khai... Tuy nhiên EFFECT-ERP là sản phẩm phần mềm nội địa được xây dựng theo cách hoàn toàn riêng biệt. Quy trình triển khai EFFECT-ERP do đó cũng có sự khác biệt rất lớn so với các quy trình “chuẩn” khác. Mục tiêu là thời gian triển khai giảm xuống tối đa mà vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng phần mềm. Rất nhiều các bước “rườm ra” được cắt bỏ, thay vào đó là các công đoạn có tính “bản chất”.

.

Khác biệt như thế nào?

Bước khảo sát và chuẩn hoá các quy trình

Các quy trình chuẩn hoá riêng cho từng khách hàng có thể được nhà tư vấn cùng doanh nghiệp tạo dựng lên (doanh nghiệp lớn) hoặc là sự kết hợp của doanh nghiệp với bộ phận tư vấn triển khai EFFECT. Tuy nhiên, tất cả các thông tin về các quy trình nghiệp vụ không phải ghi chép vào giấy tờ mà được ghi chép trực tiếp trên phiên bản phần mềm EFFECT-ERP được cài đặt rất sớm tại khách hàng.  Điều này đảm bảo việc người sử dụng có thể truy cập thông tin về các quy trình được nhanh nhất trên phần mềm (kể cả sau này). Thông tin của các quy trình này cũng được copy một bản về trụ sở EFFECT, phục vụ cho các công việc “Before installation”, đó là: Customize cơ sở dữ liệu, Customize các quy trình nghiệp vụ, Convert tất cả các dữ liệu ban đầu... Đối với các tài liệu như mẫu báo cáo, mẫu phiếu in... sẽ được tham chiếu bằng cách đánh mã số các văn bản. Nếu doanh nghiệp có điều kiện quét (scan) các văn bản này vào phần mềm thì chương trình cũng cho phép thực hiện. Như vậy, tất cả các tài liệu về các quy trình đều được lưu trữ lâu dài, song hành với sự tồn tại của phiên bản EFFECT-ERP sử dụng tại doanh nghiệp.

Tài liệu kỹ thuật

Tài liệu kỹ thuật là tài liệu liên quan đến quá trình thiết kế chức năng, cấu trúc CSDL, cấu hình hệ thống và các mã lệnh lập trình. Tất cả các tài liệu này cũng được lưu trữ ngay trên phiên bản EFFECT-ERP cài đặt tại khách hàng mà không phải in ra giấy. Ngôn ngữ lập trình chạy ngay có các giao diện cho phép ghi chép ví dụ: Mục tiêu dự án, các modules, đặc tả chức năng, đặc tả các form, đặc tả từng Object trên các form... Tất cả các mã lệnh lập trình ứng dụng trong đó có các mã viết riêng cho doanh nghiệp cũng được lưu trữ tại máy chủ khách hàng và được chú thích cặn kẽ. Khi đăng nhập chương trình ở mode “Lập trình”, người sử dụng có thể xem (hoặc sửa) tất cả các mã lệnh của ứng dụng. Tuy nhiên, để vào được mode lập trình cần có 2 mật khẩu: 1 mật khẩu được cung cấp từ EFFECT và 1 mật khẩu của người sử dụng cao nhất (Supervisor) từ phía khách hàng. Mật khẩu thứ nhất do EFFECT quản lý và mật khẩu thứ hai do doanh nghiệp quản lý (có thể thay đổi được). Tất cả các mã lệnh lập trình đều được mã hoá nên người dùng chỉ có cách duy nhất can thiệp được mã nguồn là có được 2 mật khẩu trên. Chính phiên bản EFFECT-ERP cài đặt tại doanh nghiệp là bản thiết kế sinh động nhất cho hệ thống ERP, ngoài ra không cần bất cứ văn bản, tài liệu nào bắt buộc phải lưu trữ trên giấy.

Phối hợp giữa doanh nghiệp và nhóm triển khai EFFECT

Giống như tất cả các dự án ERP khác, để thực hiện thành công EFFECT-ERP cần phải có sự quyết tâm rất lớn từ ban lãnh đạo doanh nghiệp. Đó là việc thành lập ban dự án mà người đứng đầu có đủ quyền quyết định (có thể là một phó giám đốc doanh nghiệp). Cử ra các key persons (thường là những người đứng đầu các bộ phận), là những người luôn thường trực dõi theo từng công việc chi tiết của quá trình triển khai. Luôn có sự đánh giá chính xác về những khó khăn, tiến độ thực hiện, các vấn đề về nhân sự, tài chính, nguồn lực, đầu tư... Đặc biệt công việc chuẩn bị khảo sát, chuẩn hoá, thiết kế ban đầu phải thật chu đáo và chi tiết để tránh việc phải điều chỉnh sửa đổi chương trình nhiều sau này.

Lập trình chạy ngay

Ngoài việc customize hệ thống theo các chức năng của chương trình và việc viết các mã lệnh ban đầu theo các quy trình đã chuẩn hoá, việc kiểm thử (testing), sửa lỗi, tinh chỉnh hệ thống chiếm tỷ lệ thời gian tương đối lớn trong dự án. Vì vậy, tiết kiệm thời gian trong công đoạn này có ý nghĩa rất quan trọng. Các công việc kiểm thử và tinh chỉnh phần mềm được phân ra 2 loại: Liên quan đến các quy trình tác nghiệp đầu vào (có thể thực hiện khi chưa cần có dữ liệu) và các báo cáo đầu ra (chỉ thực hiện được khi đã có dữ liệu được cập nhật).

Trong quá trình kiểm thử, nếu phát hiện được ra lỗi chương trình hoặc các cải tiến cần thực hiện thì công việc sửa lỗi và cải tiến sẽ được thực hiện ngay tại chỗ. Việc kiểm thử có hiệu suất rất cao vì chương trình được chạy thử trong môi trường thực, tức là chính tại hệ thống máy tính doanh nghiệp, với những nhân viên sẽ sử dụng chương trình sau này và với dữ liệu thực tế.

Lập trình chạy ngay cho phép sửa lỗi, tinh chỉnh phần mềm ngay khi mà phần mềm vẫn đang được sử dụng bình thường. Việc chỉnh sửa có thể được thực hiện ở phần hành này mà không làm ảnh hưởng đến phần hành khác. Thời gian được tiết kiệm tối đa khi việc chỉnh sửa được kiểm nghiệm ngay lập tức. Thời gian cũng được tiết kiệm khi các nhân viên EFFECT và các nhân viên sử dụng chương trình luôn trao đổi được trực tiếp các yêu cầu cụ thể.

Đặc biệt, cơ chế lập trình chạy ngay cho phép chỉnh sửa phần mềm trực tiếp từ xa qua internet (phương thức này cũng rất hiệu quả trong thời gian bảo hành, bảo trì sản phẩm).