Sự phức tạp của môi trường nhiều người sử dụng

Trong việc áp dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp, phần lớn số người sử dụng phần mềm nhiều hơn 1 và số máy tính cài đặt chương trình (nối mạng) cũng nhiều hơn 1. Khi có nhiều người sử dụng chương trình đồng thời thì sẽ nảy sinh ra nhiều yêu cầu mà phần mềm kế toán cần phải giải quyết, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin, hoặc tránh sửa, xoá dữ liệu của người khác một cách vô tình, hoặc quá trình kiểm tra, kiểm soát, so sánh đối chiếu dữ liệu của những người sử dụng khác nhau với nhau...

Các ví dụ sau đây sẽ cho bạn thấy rõ hơn vấn đề:

•       Một doanh nghiệp quản lý nhiều kho Vật tư tại nhiều xưởng. Hệ thống phần mềm kế toán nối mạng và các kế toán xưởng (hoặc các thủ kho) nhập, xuất vật tư tại vị trí của mình là ở các xưởng. Như vậy xuất hiện nhu cầu các kế toán xưởng (hoặc các thủ kho) không được phép nhập, xuất vật tư vào các kho không phải kho mình quản lý, hoặc xem dữ liệu, báo cáo liên quan đến các kho này.
•       Kế toán vật tư có thể không được phép biết các thông tin (dữ liệu, báo cáo) liên quan đến tiền (tiền mặt, tiền gửi).
•       Các kế toán chi tiết không được xem các báo cáo tài chính sau cùng (kết quả kinh doanh, cân đối kế toán...).
•       Các kế toán viên không được phép thay đổi tên, mã của các danh điểm (Vật tư, hàng hoá, Khách hàng...) không trong phạm vi quản lý của mình.
•       Một vấn đề khác nữa cần quan tâm là làm sao để tránh sự phức tạp của sản phẩm đối với những người được phân công thực hiện các công việc đơn giản (ví dụ giao diện chương trình cũng cần đơn giản tương ứng. Hoặc phần mềm cần có các giao diện riêng biệt với các thao tác thật đơn giản với những người chỉ khai thác thông tin tổng hợp - như Giám đốc, Nhà quản trị...).
•       Đối với các doanh nghiệp càng lớn có nhiều nhân viên kế toán (vài chục trở nên) thì việc phân công công việc, kiểm tra kiểm soát, quy trách nhiệm khi có sự hỏng hóc, nhập, sửa nhầm lẫn dữ liệu... trở lên quan trọng. Phần mềm kế toán cần phải hỗ trợ các công việc này.

Visual EFFECT và mô hình nhiều người sử dụng

EFFECT cung cấp các tiện ích để có thể khắc phục những vấn đề trong môi trường nhiều người sử dụng, đó là:

•       Phân quyền cho người sử dụng đến từng báo cáo, từng loại chứng từ, từng giao diện (màn hình).
•       Phân quyền đến cây chức năng (cây này sẽ đơn giản hoặc phức tạp tuỳ theo công việc của mỗi người sử dụng).
•       Phân quyền đến từng dòng trong các danh mục (ví dụ: Các thủ kho chỉ có quyền chọn dòng trong danh mục kho mà mình có quyền tức là chỉ nhập, xuất được vật tư với kho của mình).
•       Phân quyền thêm, sửa, xoá đối với tất cả các danh mục. Người sử dụng chỉ có thể sửa được nội dung các danh mục (mã, tên...) khi có quyền.      Có thể ẩn đi các nút, các ô... (Objects) trên các giao diện (màn hình) tuỳ theo từng người sử dụng, việc này làm đơn giản giao diện đối với những người sử dụng đơn giản).
•       Có thể thêm các giao diện (màn hình) mới và đặt riêng cho từng người sử dụng.
•       Tạo ra các báo cáo chỉ phục vụ riêng cho một số người sử dụng.
•       Phân quyền xem, sửa, xoá dữ liệu của người khác (quyền nhóm).
•       Có thể đặt người sử dụng về trạng thái chỉ nhập dữ liệu và không được sửa.
•      Khoá việc sửa đổi dữ liệu kể từ ngày nào đó về trước. Ngày này có thể khác nhau đối với các người dùng khác nhau.
•      Monitoring hay Giám sát thông tin: Công cụ riêng cho mỗi người dùng để khai thác các thông tin cần thiết nhất một cách nhanh nhất.