Tại sao cần có chức năng Tạo lập báo cáo trong phần mềm kế toán ? 

Chúng ta biết rằng nhu cầu về thông quản lý của các doanh nghiệp là vô cùng đa dạng và không ngừng biến đổi theo quy mô, lĩnh vực hoạt động cũng như theo từng thời kỳ phát triển của doanh nghiệp. Các phần mềm động là các phần mềm có thể thích ứng với nhu cầu này với đặc tính có thể thay đổi được các thông số đầu vào và các mẫu báo cáo, thông tin đầu ra trên môi trường ứng dụng mà không cần đến nhà cung cấp lập trình lại. Việc cung cấp cơ chế để có thể tạo lập ra các mẫu báo cáo mới, các khuôn dạng thông tin chi tiết, tổng hợp mới là một yêu cầu hiển nhiên của tất cả các nhà quản trị đối với phần mềm kế toán đang được áp dụng. Trình độ thao tác trên công cụ mà phần mềm cung cấp sẽ chỉ là một phần nhỏ so với kiến thức khổng lồ của các nhà lập trình chuyên nghiệp, vả lại cơ chế trung gian sẽ giúp giải quyết vấn đề muôn thuở là: Các nhà lập trình thì không hiểu biết nhiều về nghiệp vụ của doanh nghiệp và các nhân viên hiểu biết về nghiệp vụ thì lại không biết nhiều về  lập trình !

Chức năng tạo lập báo cáo cung cấp các cơ chế trung gian để các nhân viên nghiệp vụ của doanh nghiệp cũng có khả năng tạo ra các mẫu báo cáo quản trị mới trên phần mềm mà không cần đến các dòng lệnh (lập trình). Tính động đầu ra này là bộ phận mấu chốt của phần mềm động và cũng có thước đo mức độ nông, sâu của nó. Chúng ta hãy cùng nhau phân tích tích khía cạnh này thông qua các dạng phần mềm kế toán trong đó có EFFECT, phiên bản Visual.

Các phần mềm không có tính động đầu ra 

Đó là các phần mềm không có chức năng Tạo lập báo cáo. Hệ thống báo cáo đầu ra là hệ thống báo cáo tĩnh kể cả về số lượng và chất lượng. Các phần mềm này cũng có thể đáp ứng được cho các doanh nghiệp trong giai đoạn nhất định. Tuy nhiên, kể cả các phần mềm "may đo", khả năng thích ứng với yêu cầu quản lý cũng rất hạn chế. Mỗi khi doanh nghiệp cần các nhu cầu thông tin mới hoặc các mẫu báo biểu "Quy định" thay đổi thì doanh nghiệp buộc phải cần đến nhà cung cấp và nhà cung cấp cũng mất nhiều thời gian hơn để lập trình các thay đổi, điều này đẫn đến chi phí tăng.

Các phần mềm không có chức năng tạo lập báo cáo nhưng cho phép thay đổi các báo cáo có sẵn

Người sử dụng có thể thay đổi một cách hạn chế các báo cáo có sẵn như: Vẽ lại mẫu trình bày báo cáo, đánh dấu thêm, bớt các cột trong phạm vi định sẵn... nhưng không có khả năng thêm báo cáo mới hoặc thay đổi cách thức tính toán số liệu tạo lên các cột của báo cáo. Dù sao đây cũng là dấu hiệu của tính động đầu ra.

Các phần mềm có chức năng tạo lập báo cáo, cho phép can thiệp nhiều tầng vào báo cáo và có thể tạo ra các báo cáo phức tạp nhất. 

Visual EFFECT là một ví dụ về loại phần mềm này. Chức năng tạo lập báo cáo hỗ trợ một cách toàn diện các công cụ để có thể tạo các báo cáo mong muốn. Chức năng này bao gồm hai phần: Phần Tạo ra số liệu của báo cáo và phần Trình bày báo cáo.

Để Tạo ra số liệu của báo cáo cần có các tham số (Properties) xác định cách tính toán số liệu cho báo cáo bao gồm: Các điều kiện lọc (như lọc theo Tài khoản, theo khách hàng, Hàng hoá...), các động tác "Tiền xử lý" (như động tác chạy một báo cáo khác làm trung gian để tính ra báo cáo hiện thời...), Phạm vi dữ liệu (như chỉ dữ liệu phát sinh hay có các dữ liệu dạng số dư, báo cáo có bao gồm phát sinh tài khoản ngoài bảng hay không...), các đặc tính về cấu trúc báo cáo (như: Hình cây hay không, báo cáo theo nhóm hay không...). Các tham số "Tính sau" sử dụng sau khi tính toán ra báo cáo như tính toán giữa các cột báo cáo, cách sắp xếp thứ tự các dòng, và cuối cùng là "Điều kiện cuối" (điều kiện lọc sau cùng khi đã hình thành báo cáo - Ví dụ: Chỉ các khách hàng có số dư công nợ >1.000.000đ...). Đặc biệt quan trọng là công thức và các tham số để tạo ra các cột của báo cáo (có thể nhập mới hoặc lấy từ danh sách có sẵn).

Phần Trình bày báo cáo cho phép người dùng vẽ mẫu báo cáo theo ý muốn, hoặc để cho EFFECT tự trình bày (gọi là các Báo cáo tự động). Người dùng có thể đặt các tham số trình bày báo cáo cho mỗi báo cáo như: Font chữ, Cỡ chữ, In dọc (ngang), Căn lề (trái, phải), Độ rộng trường lớn nhất, Trình bày tiêu đề, Trình bày các dòng chữ ký, xác định Kiểu tô nền cột... Các báo cáo tự động có tính chất tự co dãn độ rộng các cột tuỳ theo số liệu trên báo cáo. Báo cáo loại này có thể có tới 50 cột và in tách thành 2 trang A3 nằm ngang dán vào nhau thành báo cáo rộng. Khả năng "nhân đôi" báo cáo có sẵn và sửa thành báo cáo mới giúp người dùng có thể tạo ra báo cáo mới chỉ trong vài phút !.